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醫院信息化建設中的項目管理

導讀

醫院信息化建設是涉及多部門、多專業的系統工程,實施項目管理十分必要。本文分析了醫院信息化建設項目中存在的問題,提出實施項目管理的應用要點及常見問題,指出科學的項目管理方法對推動醫院信息化建設具有重要意義。

關鍵詞

項目管理  信息化建設  醫院

前言

近年來,醫院信息化建設在改善服務流程、改變管理模式、提高患者滿意度及工作效率等方面成效顯著。醫院信息系統是當今世界企業級信息系統中最為復雜的一類,醫院信息化建設涉及醫院管理學、系統論、信息論、計算機與網絡技術、醫學專業知識等多學科范疇,涉及專業領域廣泛、復雜程度高。如何高效地組織實施醫院信息化項目建設,保證其建設的效益、進度和質量,解決項目實施過程中的問題,是各醫院發展亟待解決的關鍵和難題。正確的管理理念和方法,對提高信息化項目建設效率,促進醫院信息化建設健康持續發展具有重要作用。

一、項目管理

項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和技術,以滿足項目需求。每一個項目都會在不同程度上受到范圍目標、時間目標、成本目標和質量目標的約束,項目負責人不僅要實現項目的范圍、時間、成本和質量目標,還必須協調整個項目過程,以滿足項目干系人(即項目參與者或受到項目影響的人)需求和預期。項目管理包括綜合管理、范圍管理、時間(進度)管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理和干系人管理十大知識領域,通過項目管理工具和技術實現項目的全過程管理,最終實現項目目標。當前,醫療機構信息化建設項目復雜,面對前所未有的挑戰,項目管理作為醫院信息化項目建設的科學工具,能夠引導項目建設和管理更為高效和有序,從而實現任務目標。

二、醫院信息化建設中存在的問題和項目管理的必要性

行業調查研究顯示,缺乏科學管理是導致很多IT項目失敗主因。醫院信息化建設項目中常見的工期拖延、維保質量差、管理混亂等,在一定程度上延緩了醫院信息化建設的發展,影響了臨床工作,迫切需要運用科學的思路和方法進行醫院信息化建設管理。

1 “信息孤島”效應

醫院信息化建設初期,未考慮信息系統之間的兼容性和數據共享性,導致信息系統相對獨立,種類繁多,結構復雜,無法實現數據共享,從而形成“信息孤島”,阻礙醫院信息化建設的長遠發展。將項目管理的思路和方法運用于醫院信息化建設中,有利于搭建標準統一的數據交換平臺及信息協同平臺,實現各系統無縫連接,消除“信息孤島”效應,實現院內外的醫療數據共享。

2 醫院信息化建設管理經驗不足,工期拖延現象普遍

當前,醫患雙方迫切希望醫院通過信息化建設,提高醫療服務水平和醫院管理水平,提升患者滿意度、提高醫院競爭力。醫院信息化建設項目涉及醫療服務流程、制度、管理等多個環節,也涉及眾多臨床科室和職能部門之間的溝通協作。在項目建設前期,需求調研是否充分,是否進行了必要的風險評估等對項目建設的成功與否會產生重要影響。因此,有必要使用項目管理的方法對信息化建設項目施行全程管理,嚴格執行計劃,并做好各個環節的監督控制,避免因項目質量問題或項目延期而導致的失敗,才能將項目穩步推進,保質保量完成建設任務。

3 信息系統后期維護不力

由于醫院信息化建設發展迅速,醫療機構的合作開發商疲于應付不斷增長的新項目需求,對已交付使用的信息系統后期維護不及時的現象時有發生,致使一些系統處于無人管理的狀態,影響使用,降低效率,甚至導致系統廢棄。

三、醫院信息化建設中項目管理的應用要點

醫院信息化建設項目管理的目標,是在確定項目范圍的基礎上,控制成本,提高效率,保證質量,按期完成項目任務,并在實施過程中,進行合理的風險預估和控制。項目管理涉及內容廣泛,專業技術性強,只有按照項目管理的科學方法,進行全程管理和質量控制,才能最終實現醫院信息化建設項目建設的目標。

1 綜合管理

項目綜合管理涉及在整個項目生命周期中協調所有其他項目管理的知識領域,是實現整個項目成功的關鍵。項目綜合管理主要包括六個主要過程:制定項目章程、創建項目管理計劃、指導并管理項目執行、監督項目工作、綜合變更控制、項目或階段收尾。

  1. 當醫院決策者決定要做的醫院信息化建設項目之后,隨后一項重要工作就是讓醫院所有部門都知道這個信息化建設項目,需要制定項目章程發放給各部門和相關人員。

  2. 為了將項目管理知識領域和組織領域的信息整合起來,必須制定一個非常好的項目管理計劃,醫院信息化建設項目的管理計劃對信息化建設工作起指導作用,應該盡可能詳盡。

  3. 指導和管理項目執行就是管理和實施項目管理計劃中確定的工作,包括批準的變更。

  4. 監督項目工作包括收集、衡量與發布績效信息,項目團隊應持續地監測項目的績效以評價項目的整體健康并識別需要特別注意的區域。

  5. 綜合變更控制是在項目的全生命周期中識別、評估和管理變更。

  6. 醫院信息化建設項目收尾輸出的是最終醫院信息產品的轉移和組織過程資產的更新。

2 范圍管理

醫院信息化建設項目往往龐大而復雜,首先需要通過有效的范圍管理,確定需求內容,從而定義范圍。項目范圍管理規定了項目的實施范圍和程度,是衡量項目成功與否的界定標準。

在需求調研方面,可以采取多種方式獲取醫院各層用戶的顯性或隱性需求。主要包括:

  1. 會議交流。采用會議方式,面對面地獲取明確的需求內容,并及時交換意見。

  2. 現場體驗。是獲取隱性需求的重要途徑,通過到提出需求的相關部門進行現場體驗,增加了解,或通過實際操作,獲取不能夠表述全面的隱含需求內容。

  3. 采用界面原型。可采用界面原型的方式,讓用戶直觀地確認需求。避免用戶對操作界面不滿意而造成返工,延誤工期。

  4. 分析原有的業務系統和較成功的信息系統。通過對原有業務系統的分析,和對當前較成功系統的分析,比較差異,優化需求內容,彌補用戶所提需求的不足,從而完善需求,提高服務質量。

范圍管理與時間管理和成本管理密切相關。項目建設范圍在建設過程中,如果因為某些原因而擴大,則往往難以避免時間和成本的相應增加。因此,項目過程中范圍發生變更,則應快速采取相應措施,變更進度計劃,保證項目順利進行。由于醫院信息系統的復雜程度較高,牽扯范圍較廣,項目范圍發生變化的情況時有發生,因此,要求項目管理者,應在時間、成本上靈活調整,穩步推進。

3 時間(進度)管理

項目時間管理簡單的說就是確保項目按時完成所需的過程,在項目實施的過程中具有重要意義。在項目實施前根據邏輯關系把整個項目分解成若干個子項目,在項目分解的基礎上對各個子項目的重要程度進行評估分級,然后根據其重要等級在時間上分配其實施時間。

在項目實施過程中,應制定項目進度計劃,在規定每個子項目的完成日期時,應考慮子項目的重要等級及先后順序,把具有相關性的子項目按先后順序進行時間安排。每個子項目應有專人負責監督項目進展情況,項目總負責人應根據子項目進度情況及時對項目整體進度進行調整。為節省工時,可以將互斥的子項目安排不同時間進行,將不互斥的子項目并行,避免大量時間間隙的出現,造成工時浪費。

4 成本管理

在醫院信息化建設項目中,成本超支是常見現象,因此醫院信息化建設需要重視項目成本管理。項目成本管理就是要確保在批準的預算范圍內完成項目,一般包括計劃成本管理、成本估算、確定預算和成本控制四個過程。在醫院信息化建設項目進行成本估算時,常在沒有明確系統需求前迅速做出,且醫院信息化建設負責人員和開發公司對信息化建設項目的困難低估等原因造成成本估算和預算偏低,進而影響信息化建設項目的開發,因此,為了在預算限制內完成項目,就必須進行嚴格的成本估算。在項目進入執行階段后,成本管理的主要方法是成本控制,主要是監測成本執行情況,并確保僅當通知項目干系人經核準、影響成本的項目變更可以修改項目成本。

5 質量管理

醫院信息化建設項目的質量管理要求在項目建設過程中進行全程監控,而不僅僅是開發完成后的結果評價。項目質量管理的目的是確保項目滿足它所應滿足的需求,除了產品的書面需求,還包括項目干系人對項目其他的需求和期望。因此,醫院信息化項目僅滿足對范圍、時間和成本的書面需求是不夠的,還應使項目干系人滿意。

項目質量管理包括三個主要過程,分別是計劃質量管理、實施質量保證、控制質量。在醫院信息系統中,影響項目質量的因素主要包括:功能和特色、系統輸出界面和報告、系統性能、可靠性和可維護性。

  1. 在計劃質量管理中,要確定每個項目的相關質量標準,把質量標準設計到項目產品和管理項目所涉及的過程中。

  2. 實施質量保證就是為了達到項目質量標準所采取的一系列活動,幫助實施質量保證的工具有實驗設計、基準比較法、質量審計等。

  3. 質量控制包括監控特定的項目結果,確保遵循相關質量標準,可以進行質量控制的工具和技術較多,比如魚骨圖、控制圖、檢查表、直方圖、帕累托圖和流程圖等。

6 人力資源管理

醫院信息化建設項目涉及科室眾多,需要各部門的共同努力和配合,因此,合理配置人力資源,進行有效的人力資源管理, 是項目管理的重要內容。將項目團隊根據功能劃分成項目小組,是人力資源管理常用的方法。可根據子系統或職能不同進行劃分。項目實施前,制定項目實施責任分配矩陣,使每一位團隊成員充分認識自己在團隊中所應承擔的責任。明確項目總體目標及個人具體工作內容,嚴格要求每一名團隊成員按規定時限完成自己所轄范圍內的工作任務,保證工作質量。在項目實施的過程中,還可根據某些人的特長,安排特殊的任務,以便加快工作進度。

7 溝通管理

溝通管理是在項目遇到各類困難或突發狀況時,推進項目的有效方法。項目溝通管理的具體形式不定,方法多樣,如工作報告、項目文檔等。項目負責人定期召集各子項目負責人以會議的形式進行匯報,及時了解子項目進展,從而把握項目總體進度。在遇到問題或瓶頸時,及時溝通討論解決方案,擴大溝通范圍,通過廣泛的溝通,達成解決問題,優化處理方案的共識,從而推進項目順利開展,提高工作效率。在醫院信息化建設項目實施過程中,當信息系統開發公司和醫院需求部門進行溝通時,技術行話常常使問題變得越發復雜,醫院信息部門作為開發公司和醫院需求部門的橋梁,協調各方溝通協作和相互配合,對醫院信息項目成功與否起到重要作用。通過內部有效的溝通,可以避免部門間的內耗及推諉,從而避免工期延誤。溝通管理是解決問題的最有效方法之一。

8 風險管理

風險管理是關于識別、分析、響應項目全生命周期內的風險,并滿足項目目標的過程,它要求項目團隊不斷評估什么會對項目產生消極的或積極的影響,并確定這些事件發生的概率,以及確定這些事件如果發生可能造成的影響,并分析和決定對付風險的備選策略。

項目風險管理的目標是使潛在的負面風險最小化和使潛在的正面風險最大化。包括計劃風險管理、識別風險、實施定性和定量風險分析、制定風險響應策略和控制風險五個主要過程。因此,風險管理對選擇項目、確定項目范圍和編制項目進度計劃和成本估算有著積極的影響,有助于項目干系人了解項目的本質,使團隊成員明確優勢和劣勢,并有助于集成其他項目管理知識,有效避免醫院信息化建設項目中常見的缺乏用戶參與、需求不明晰和計劃編制拙劣等風險。

9 采購管理

大多數醫院的信息化建設項目是外包給信息系統開發公司來完成的,因此采購管理在信息化建設項目管理中非常重要。項目采購管理包括計劃采購、實施采購、控制采購和采購收尾四個過程。合同類型是采購管理的重要內容,不同類型的合同應用于不同的場合,三個主要合同類型包括:固定價格合同、成本補償合同和時間與材料合同。簽訂合同使項目各方明確責權,減少不必要的糾紛,因此項目合同要求條理清晰,內容詳盡。根據項目的實際需要,簽訂合同內容一般需要考慮項目設計、技術、設備內容及質量,違約支付罰款的條款及數額,各類故障問題的定義及賠償方式,系統上線前的培訓方式,合同款項分批支付方式,設備故障等情況的處理等。

10 項目干系人管理

干系人管理的目的是識別項目中的所有人員和組織,分析干系人的期望,并在項目決策里吸引項目干系人的參與,通過溝通上的管理來滿足其需求。項目團隊需要和干系人有良好的溝通,用干系人滿意的方法解決問題。干系人管理包括干系人識別、干系人管理計劃、參與干系人管理和參與干系人控制四個過程。干系人可以是組織內部的,也可以是外部的,可以支持也可以反對你的項目。識別出項目干系人后,項目團隊必須對干系人的興趣、重要性和支持度等進行分析,了解不同干系人的需要和期望,滿足不同的干系人,從而確保項目的成功。

醫院需要運用科學的項目管理技術和方法,才能保證信息化建設順利推進和開展。信息化建設的發展,更多遵循合作開發、共同發展的雙贏建設模式。以醫院信息中心為主體,與專業公司合作開發是國內目前項目成功率較高的建設模式。

四、項目管理過程中應避免的問題

項目管理是醫院信息化建設的科學方法,但在應用的過程中,仍需與醫院實際建設環境相適應,靈活應變,才能有效提高信息化項目建設的效率。

1 用人不當

用人不當與資源分配不當是項目管理失誤中較為常見的。一個項目能否圓滿完成,人員與技能的配備占有重要地位。用人不當往往導致項目無法成功。項目管理者首先應全面了解團隊成員的技能和工作量分配,將適宜的人選安排到其所熟悉的專業領域的崗位,發揮其優勢。在工作量上,應綜合考慮團隊人員情況,進行合理安排,避免分配不當,造成的效率低下。

2 對項目變更未及時采取措施

在項目實施過程中,項目變更的情況較為普遍。此時最重要的是及時采取應對措施處理。項目范圍變更往往會與進度變更和成本變更相關聯。為避免預算嚴重超支或進度拖延,應及時對項目計劃進行適當的調整,不可放任不管。項目變更應有正式的申請流程及審批流程,變更內容應盡可能詳盡,以便日后對項目變更進行追溯和管理。項目負責人在審批項目變更內容時應同時考慮時間和成本可能產生的影響,從而科學合理的對項目計劃進行調整,推進項目順利進行。

3 項目范圍定義不明確

項目范圍定義不明確將直接導致項目無法滿足預期成效,甚至項目無法驗收成功。范圍定義是項目管理的重要內容,通過有效的范圍管理,確定需求內容,從而定義范圍。項目范圍管理規定了項目的實施范圍和程度,也是檢驗項目成功與否的最有力標準。

4 忽略子項目之間的關聯性

忽略子項目之間的關聯性,往往導致項目進程遲緩,拖延工期。因此,時間管理在項目管理中的運用尤為重要。

將項目分解成若干子項目后,應對子項目之間的關聯性有清楚的認識,避免影響項目進度的連鎖反應發生。在制定項目計劃時就應將關聯因素考慮在內,繪制項目關聯表,明確各子項目之間的關系,從整體把握項目進度。

5 風險評估隨意

風險評估是項目實施的關鍵環節,在制定項目計劃的過程中,團隊成員可以以多種形式收集可能發生的風險因素,綜合分析這些風險因素可能造成的影響,對項目整體風險情況進行評估,盡可能采取措施避免風險情況的發生。

充分認識項目過程中可能出現的問題。風險評估是一個科學有效的方法,切不可過于隨意。項目管理者應重視風險評估的重要性,以免在項目進行的過程中,突發不可預期的問題,從而影響項目進度。

6 用戶抵觸心理

用戶對新系統或新界面的接受往往需要一個循序漸進的過程,剛開始產生抵觸情緒是可以理解的,這就要求項目的起始,充分與使用部門進行需求的溝通,從而化解未來可能引起的阻力。此外,還可通過專業人員與使用者的溝通,闡述項目給使用部門工作流程所帶來的便利或價值,使用戶更容易接受新事物所帶來的改變。

五、結語

醫院信息化建設是醫院提升服務和管理水平的有效手段,是一項龐大的系統工程,涉及多方面因素,具有周期長、涉及面廣、牽涉科室人員多等特點。在社會健康需求不斷增加的大環境下,積極探索和參與分級診療、網絡醫療、移動醫療等信息化項目建設的實踐,對提高醫療機構診療水平,具有重要的現實意義。

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